Автоматизация

КРАТКОЕ ВВЕДЕНИЕ

Персонифицированный учёт медикаментов (учёт выдачи лекарств конкретным пациентам/палатам) важен для контроля расходов, безопасности пациентов и выполнения нормативных требований. Внедрение в 1С:Больничная Аптека позволяет автоматизировать выдачу по назначению, отслеживать остатки и сроки годности, формировать отчёты для клинико‑экономического анализа и аудита.

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

1. Главные бухгалтеры и материально‑ответственные лица в медучреждениях.
2. Руководители аптек и заведующие отделениями.
3. ИТ‑администраторы и 1С‑интеграторы в бюджетной сфере.
4. Консультанты и подрядчики по сопровождению 1С.

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ

• Обеспечить учёт всех выдач медикаментов на конкретного пациента. 
• Исключить ручные журналы и снизить ошибки при вводе.
• Автоматизировать контроль остатков, сроков годности и движения по сериям/партиям.
• Обеспечить прозрачную отчётность для бюджета и контроля.

ТРЕБОВАНИЯ И ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА

• Актуальная версия конфигурации 1С:Больничная аптека.
• Нормализация номенклатуры: артикулы, наименования, единицы измерения, формы выпуска, серия/партия, срок годности.Наличие справочников пациент/палата/карточка больного с уникальными идентификаторами.
• Оборудование: сканеры штрих‑кодов/QR, печать этикеток для серий/партии.
• Правила доступа и разграничение ролей (фармацевт, старшая медсестра, бухгалтер, администратор).
• Процедуры выдачи и хранения для контролируемых и рецептурных препаратов.

ПОШАГОВАЯ НАСТРОЙКА (РЕКОМЕНДОВАНО)

1. Анализ текущих процессов

⦿ Описать сценарии выдачи (по назначению врача, по отпуску амбулаторно, выдача на отделение). 

⦿ Определить обязательные реквизиты для персонификации (ФИО, Номер истории болезни, ID палаты, дата/время выдачи, назначение врача).

2. Подготовка номенклатуры и партий

 ⦿ Привести ассортимент в единый каталог: заполнить серии, сроки годности, производителя, регистрационный номер. 

 ⦿ Настроить учет по сериям/партиям и привязку штрих‑кодов.

3. Настройка карточки пациента и связки с выдачами

 ⦿ Убедиться, что в карточке пациента есть уникальный идентификатор и возможность хранения выписанных назначений. 

 ⦿ Настроить механизм привязки документа «Отпуск медикаментов» к карточке пациента.

4. Настройка документов выдачи

 ⦿ Настроить типовые документы: «Рецепт/Назначение», «Выдача препаратов пациенту», «Выдача в отделение», «Возврат». 

 ⦿ Добавить контроль обязательных полей, проверку наличия партии и срока годности.

5. Автоматизация при помощи штрихкодирования

 ⦿ Настроить печать и считывание штрих‑кодов партий/серий в документах выдачи. 

 ⦿ Внедрить обработку массовой выдачи через сканер для ускорения обслуживания.

6. Контроль контролируемых веществ

 ⦿ Реализовать отдельные регистры для рецептурных и наркотических средств, с фиксацией документации и дополнительной авторизацией при выдаче. 

 ⦿ Ограничить права доступа и ввести дополнительные подписи/утверждения.

7. Интеграции

 ⦿ Интеграция с медицинской учетной системой медицинского учреждения: автоматическая передача назначений и статусов выдачи. 

 ⦿ Интеграция с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения для синхронизации движений, списаний и аналитики затрат.

8. Тестирование и пилот

 ⦿ Проработать сценарии «врач → назначение → аптека → выдача → бухгалтерия». 

 ⦿ Проверить граничные кейсы: недостаток по партии, срок годности, отмена назначения, возврат.

9. Обучение и переход к эксплуатации

 ⦿ Обучение фармацевтов и медсестёр, подготовка методичек и чек‑листов. 

 ⦿ Резервное копирование перед массовым запуском.

ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И СПОСОБЫ ИХ УСТРАНЕНИЯ (С ПРИМЕРАМИ)

   Причина: партии введены с ошибками в штрихкодах или дубли. 

   Решение: сверка партий, корректировка номеров, запуск обработки объединения/удаления дубликатов.

   Примеры сообщений: Препарат с штрихкодом 0123456789012 не найден в партии

   Причина: формат штрихкода отличается или партия не заведена. 

   Решение: унификация форматов, обработка очистки пробелов/символов, обучение по печати этикеток.

   Причина: фармацевт обходит систему или назначение не синхронизировано. 

   Решение: включить контроль обязательной привязки к назначению/карточке пациента, логирование отклонений, регулярные выборочные проверки.

   Причина: разный момент признания расхода (разрыв во времени при списании в аптеке и бухгалтерии). 

   Решение: согласовать правило списания, автоматическая выгрузка движений в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, регламентные обработки для сверки.

   Причина: настройки прав и доп. подтверждений не применены. 

   Решение: обязать ввод кода/подписи для таких позиций, вести отдельный журнал выдач с печатью отчётов.

ОТЧЁТЫ И АНАЛИТИКА

• Стандартные отчёты: выдачи по пациентам, движения по сериям, остатки по срокам годности, журнал возвратов. 
• KPI: количество неявок и списаний, доля просроченных остатков, время обработки выдачи.
• Регулярные сводки для бухгалтерии и руководства: расходы по подразделениям, расходы на лекарственную терапию по диагнозам.

БЕЗОПАСНОСТЬ И СООТВЕТСТВИЕ

• Минимизация передаваемых персональных данных, шифрование каналов, журнал аудита доступа. 
• Разграничение прав: выдача рецептурных/контролируемых средств только уполномоченными лицами. 
• Резервное копирование базы и архивирование данных выдач на утверждённые сроки.

ЧЕК‑ЛИСТ ПЕРЕД ВНЕДРЕНИЕМ

1. Инвентаризация номенклатуры и партий. 
2. Настройка карточек пациентов и синхронизация с медицинской учетной системой (при наличии).
3. Проверка наличия оборудования (сканеры, принтеры этикеток).
4. Согласование регламента выдачи и списка контролируемых препаратов.
5. Подготовка тестовой базы и план тестирования.
6. Назначение ответственных и план обучения.

УСЛУГИ СОПРОВОЖДЕНИЯ (ЧТО ПРЕДЛОЖИТЬ КЛИЕНТУ)

1. Аудит текущего учёта медикаментов и оценка рисков. 
2. Настройка/доработка 1С: Больничная аптека под персонифицированный учёт.
3. Внедрение штрихкодирования и интеграция с оборудованием.
4. Интеграция с медицинской учетной системой и 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, автоматизация выгрузок и сверок.
5. Обучение пользователей и подготовка регламентов.
6. Поддержка в режиме сопровождения: текущие исправления, мониторинг, помощь при инвентаризации.

KPI ДЛЯ ОЦЕНКИ УСПЕШНОСТИ

• Точность учёта выдач (%) — доля совпадающих позиций при выборочной сверке. 
• Время обработки одной выдачи (с использованием сканера).
• Доля просроченных остатков (%) до и после внедрения.
• Количество инцидентов по контролируемым препаратам.
• Сокращение разницы между аптечным и бухгалтерским учётом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Персонифицированный учёт медикаментов в 1С:Больничная аптека повышает безопасность пациентов, прозрачность расходов и упрощает аудит. Правильная настройка номенклатуры, партий, привязки к пациентам и интеграция со смежными системами критичны для результата. 

Мы предлагаем: бесплатный предварительный аудит готовности базы, пилотную настройку выдачи для одного отделения и пакет сопровождения.

Оставьте заявку — подготовим план работ, примерный бюджет и сроки внедрения.