Автоматизация

ВВЕДЕНИЕ

Коротко: внутренний ЭДО в 1С:БГУ 2.0 позволяет автоматизировать согласование и учёт локальных документов (решения, заявки, акты, ведомости, накладные и пр.), снизить бумажный поток, ускорить обработку и повысить контроль исполнения. Статья рассчитана на главных бухгалтеров, руководителей ИТ и специалистов по сопровождению 1С в бюджетных учреждениях.

ПОЧЕМУ ТЕМА АКТУАЛЬНА

1. Требования приказов Минфина № 61н от 15.04.2021и №100 от 28.06.2022 «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению».
2. Возрастающие требования к прозрачности и контролю расходования бюджетных средств.
3. Снижение операционных затрат и ускорение управленческих процессов.
4. Необходимость интеграции с существующей 1С‑инфраструктурой (бухгалтерия, кадры, закупки).
5. Поддержка цифровой трансформации учреждений и удалённой работы сотрудников

ЧТО МОЖЕТ ВХОДИТ В ВНУТРЕННИЙ ЭДО НА БАЗЕ 1С:БГУ 2.0

• Типовые документы: акты, ведомости, решения, заявки на приобретение, инвентаризационное описи, требования, справки, доверенности и прочие формы документов, указанных в приказе 61н. 
• Механизмы: шаблоны документов, маршруты согласования (регламенты), журнал регистрации, версии документов, электронная подпись (простая/усиленная), права доступа, уведомления и напоминания. 
• Интеграция: данные по сотрудникам и подразделениям из кадрового учета, связь с регистрами бухгалтерского учета, архивирование вложений.

                                                                                                                                         

ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

1. Ускорение процессов согласования — снижение времени от создания до утверждения документа.
2. Централизованный учёт всех внутренних распоряжений и их статусов.
3. Уменьшение ошибок при ручном вводе и потерь документов.
4. Улучшение аудита и отчётности — доступ к истории согласований и вложений.
5. Экономия на бумаге и хранении архивов.

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ (ПОШАГОВО)

1. Подготовительный аудит

• Инвентаризация типов документов и текущих процедур согласования. 
• Оценка версии 1С:БГУ 2.0 и модулей, необходимых для ЭДО. 
• Оценка готовности инфраструктуры (серверы, хранилище файлов, доступы).
• Получение ЭЦП (усиленных)

2. Проектирование решения

• Определение перечня участвующих документов. 
• Проектирование маршрутов согласования (ответственные, сроки, эскалации, типы подписей). 
• Правила доступа и разграничения (роли, полномочия, подразделения).

3. Техническая настройка и доработка

• Настройка стандартных возможностей системы и внедрение расширений/обработок при необходимости. 
• Настройка почтовых уведомлений, планировщика задач и журналов. 

4. Тестирование

• Тестовые сценарии: создание, согласование, изменение, отклонение, отмена, архивирование. 
• Нагрузочное тестирование для массовых операций и пиковых сценариев. 
• Тестирование прав доступа и сценариев ошибок.

5. Пилот и обучение

• Запуск пилота в одном подразделении с отладкой маршрутов и шаблонов. 
• Обучение пользователей: исполнителей, ответственных, согласующих, администраторов. 
• Подготовка инструкций и методичек.

6. Ввод в продуктив и сопровождение

• Переход на рабочую эксплуатацию, мониторинг работы первые 2–4 недели. 
• Поддержка инцидентов, корректировки маршрутов и шаблонов. 
• Регулярные обновления и доработки по обратной связи.

ТЕХНИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ И ВАРИАНТЫ ИНТЕГРАЦИИ

— Вариант 1: Использование встроенных механизмов 1С:БГУ 2.0 (справочники, документы, регистры) без внешних СЭД — быстрое внедрение, минимальные затраты. 

— Вариант 2: Расширение конфигурации или подключение внешних обработок — для сложных маршрутов, нестандартных форм, интеграции с внешними системами. 

— Вариант 3: Интеграция с корпоративным СЭД или облачным порталом — хранение больших файлов и продвинутая маршрутизация; 1С выступает источником учётной информации и регистрацией статусов. 

ТИПИЧНЫЕ РИСКИ И РЕШЕНИЯ

1. Сопротивление сотрудников — решение: коммуникация выгоды, пилот, обучение, поддержка «первых пользователей». 
2. Неправильно настроенные маршруты — решение: утверждённые регламенты, тесты «реальных» кейсов.
3. Проблемы с правами и доступом — решение: принцип «минимально необходимых прав», аудит ролей.
4. Производительность при большом количестве вложений — решение: внешнее файловое хранилище, индексирование, оптимизация БД.
5. Несоответствие требованиям безопасности — решение: шифрование каналов, журналирование, хранение согласий и регламентов по персональным данным.

KPI ДЛЯ ОЦЕНКИ УСПЕШНОСТИ

• Среднее время согласования документа. 
• Доля документов, оформленных через ЭДО от общего числа внутренних документов. 
• Количество инцидентов по утере/потере документа. 
• Время реакции на запросы пользователей в рамках последующего сопровождения. 
• Экономия на бумаге и архивировании (руб./год).

УСЛУГИ СОПРОВОЖДАЮЩЕЙ КОМПАНИИ (ЧТО ПРЕДЛОЖИТЬ В СТАТЬЕ)

1. Аудит текущих бизнес‑процессов и оценка готовности 1С:БГУ 2.0.
2. Проектирование шаблонов документов и маршрутов согласования под конкретное учреждение.
3. Настройка и доработки конфигурации, интеграция с СЭД/ЭЦП/почтой.
4. Тестирование, пилотный запуск и обучение персонала.
5. Поддержка в режиме обслуживания: мониторинг, устранение инцидентов, доработки по запросу.
6. Разработка инструкции и чек‑листов для комиссии и регистратуры.

ПРАВОВЫЕ И БЕЗОПАСНОСТНЫЕ АСПЕКТЫ

• Обработка персональных данных согласно ФЗ‑152: минимизация передаваемых полей, хранение согласий, шифрование каналов (TLS). 
• Регламенты хранения служебных документов и сроков архивирования. 
• Логирование операций и аудит доступа.

ЧЕК‑ЛИСТ ПЕРЕД ВНЕДРЕНИЕМ (КОРЕТО)

1. Провести инвентаризацию всех типов внутренних документов.
2. Согласовать регламенты и сроки согласований с руководством.
3. Подготовить шаблоны и примерные маршруты.
4. Проверить инфраструктуру (сервер, место для файлов, резервное копирование).
5. Назначить пилотную группу и ответственного администратора 1С.
6. Составить план обучения и поддержки на первые 2 месяца.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Внедрение внутреннего ЭДО в 1С:БГУ 2.0 повышает контроль, снижает ручной труд и упрощает аудит. Правильный проект, тестирование и сопровождение критичны для успеха. 

Предложение: бесплатный предварительный аудит готовности базы 1С:БГУ 2.0 и оценка объёма работ по внедрению ЭДО. По результатам — план внедрения, стоимость и пример плана дальнейшего обслуживания. Оставьте заявку — подготовим план и демонстрацию типовых маршрутов для вашего учреждения.