Организации и предприниматели должны применять онлайн-кассу, если осуществляют расчеты (кроме установленных законом случаев). К расчетам (в числе прочих) относится выплата денежных средств за товары (работы, услуги), а также возврат предоплаты (авансов) (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Таким образом, если продавец возвращает физлицу денежные средства (в т. ч. предоплату или аванс), он должен применить онлайн-кассу. Об этом напомнил Минфин России в письме от 28.03.2023 № 30-01-15/26891.

Для этого необходимо оформить кассовый чек с признаком расчета "возврат прихода" и в реквизите "признак способа расчета" указать (приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@):

• "предоплата 100 %" (значение "1") или "предоплата" (значение "2") либо "аванс" (значение "3") – в зависимости от того, что именно возвращается покупателю
• или "полный расчет" (значение "4") – если продавец возвращает денежные средства за возвращенный товар